Control horario laboral 2026: nueva normativa española explicada

El registro horario obligatorio existe en España desde mayo de 2019 (RDL 8/2019), pero en 2026 se refuerzan las exigencias de la Inspección de Trabajo y la trazabilidad digital. Quien siga con un Excel rellenado al final del mes va a tener problemas.

Quién está obligado

Todas las empresas con personal trabajador por cuenta ajena. Sin excepciones por tamaño.

Aplica también a:

Trabajadores en remoto (teletrabajo).
Personal con jornada parcial.
Personal con horario flexible.
Comerciales que pasan días fuera.

No aplica a personal directivo (alta dirección con relación laboral especial).

Qué exige exactamente

Cinco requisitos esenciales:

1. Registro diario por cada jornada

Cada día trabajado debe tener su registro de entrada y salida. Incluyendo pausas para comer si están reguladas en el convenio.

2. Identificación inequívoca del trabajador

El sistema debe garantizar que el fichaje es del trabajador en cuestión, no de otro por él. Métodos válidos:

Huella biométrica.
Reconocimiento facial.
Tarjeta personal NFC.
App móvil con login del trabajador.
Fichaje con código personal en terminal.

Excel general firmado al final del mes no es válido.

3. Conservación 4 años

Los registros deben conservarse durante 4 años en formato accesible para la Inspección.

4. Acceso al trabajador

El propio trabajador puede consultar su registro horario (transparencia).

5. Información a representantes legales

Los representantes de los trabajadores deben tener acceso mensual a los registros del personal.

Multas por incumplimiento

Las sanciones de la Inspección de Trabajo:

Leve: 70-750 €.
Grave: 751-7.500 € por empresa.
Muy grave: 7.501-225.018 € por empresa.

Y multas adicionales por cada trabajador afectado en casos sistemáticos.

Lo que detecta la Inspección de Trabajo

Patrones que activan inspección:

1. Horas extras no declaradas

Si la Seguridad Social ve que tu plantilla cobra menos que el convenio mínimo en horas extras realizadas, viene la Inspección.

2. Diferencia entre horas trabajadas y producción

Para fábricas: la producción que declaras requiere X horas. Si tus registros dicen menos horas, hay discrepancia.

3. Denuncias de trabajadores

Quien denuncia sabe lo que dice. Suele ser por horas no pagadas o porque le obligaron a trabajar fuera de horario.

4. Auditorías programadas por sector

Hostelería, distribución y construcción son sectores con auditorías periódicas planificadas.

Cómo encaja en un ERP

El registro horario suele convivir con la nómina y la gestión laboral. Sistemas típicos:

A) Sistema dedicado externo

Software específico de control horario (Spec, Bizneo, Factorial…) que luego exporta a nómina. Funciona pero es doble alta: tu trabajador está dado de alta en RRHH, en nómina, y en el sistema de control horario. Cada baja/alta = 3 modificaciones.

B) Módulo integrado en ERP

El control horario forma parte del ERP. El trabajador se da de alta una sola vez. El registro horario va directo a nómina. Sin duplicación.

Es como lo hacemos nosotros: nuestro módulo de control horario laboral forma parte del ERP. Sin software adicional, sin coste por trabajador.

Métodos de fichaje según tipo de empresa

Oficinas

App móvil con geolocalización + fichaje web. Fácil de implementar, no intrusivo.

Plantas industriales

Terminal biométrico (huella) en accesos. Resistente, rápido. Coste hardware: 400-800 € por terminal. Si tu planta combina control horario con MRP y trazabilidad, revisa el ERP industrial con captura de datos de planta.

Comerciales en ruta

App móvil con geolocalización. Permite fichar desde cualquier lugar y asociar el fichaje al cliente que visita.

Tiendas pequeñas

Terminal compartido con código personal o tarjeta NFC. Coste: 200-400 €. Si manejas también TPV con TicketBai en comercio retail, el fichaje puede compartir hardware.

Lo que se hace mal

Excel firmado al final del mes

Inválido legalmente, pero sigue siendo lo más común en pymes pequeñas.

Sistema “que parece registro horario” pero sin trazabilidad

Algunas apps gratuitas no garantizan que el fichaje es real. Sin identificación inequívoca, no vale.

Fichaje masivo retroactivo

“Te dejo los fichajes del mes pendientes para que los rellenes”. El sistema debe registrar fichaje EN EL MOMENTO, no retrospectivo.

No formar al equipo

Si el equipo no sabe usar el sistema, lo van a usar mal. Formación inicial

recordatorios trimestrales.

Recursos

¿Tu sistema actual de control horario aguantaría una Inspección? Llámanos al 943 49 00 30 para una auditoría rápida sin compromiso.

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre esto

¿Quién está obligado al control horario digital?

Todas las empresas españolas con asalariados, sin excepciones por tamaño o sector. El RDL 8/2019 lo extendió a todos los trabajadores, incluyendo teletrabajo, trabajadores móviles y jornadas flexibles. Los autónomos sin empleados no están obligados a registrar su propia jornada.

¿La Inspección de Trabajo puede acceder al sistema en remoto?

Desde 2024, sí: la inspección puede solicitar acceso telemático directo al registro horario sin necesidad de visita presencial. El sistema debe permitir exportar registros en formato consultable (Excel/CSV) por trabajador y periodo.

¿Cuáles son las multas por no llevar control horario?

Hasta 7.500 € por cada trabajador sin registro horario (infracción grave). Reincidencia o falsificación pueden escalar a sanciones muy graves (hasta 187.500 €). La Inspección lo verifica en cualquier visita y suele ser causa de denuncia de los propios trabajadores ante incidencias.