ERP para asesorías y gestorías: minutación, expedientes y AEAT

Las asesorías y gestorías tienen procesos específicos que un ERP estándar no resuelve bien: minutación por horas, gestión de expedientes por cliente, comunicación con la AEAT, plazos por modelo. Si vas a renovar o cambiar de software, esto es lo que importa.

Las 5 funciones críticas

1. Minutación por horas

Tu negocio cobra por horas trabajadas. El sistema debe permitir:

Cronómetro integrado por profesional.
Asociación de cada hora a un cliente y un expediente.
Tarifas por profesional (un júnior y un sénior facturan distinto).
Tarifas por tipo de trabajo (renta vs sociedades vs constitución).
Generación automática de la factura mensual con detalle.

2. Gestión de expedientes

Cada cliente puede tener varios expedientes activos (renta, IS, constitución, baja autónomos…). El sistema debe:

Organizar toda la actividad por expediente.
Mantener histórico con fechas y plazos.
Asociar documentos al expediente (escaneos, contratos, etc.).
Permitir búsqueda rápida por cliente, expediente o concepto.

3. Calendario de plazos

Cada modelo tiene su plazo. Cada cliente, sus modelos. El sistema debe:

Conocer los plazos de cada modelo (130, 303, 390, 200, 184…).
Avisar con antelación de plazos próximos.
Identificar clientes con declaraciones pendientes.
Generar listados para coordinar trabajo del equipo.

4. Comunicación con AEAT

Hoy, la mayoría de modelos se presentan electrónicamente con certificado. El sistema debe:

Generar los modelos en formato electrónico oficial.
Permitir presentación directa desde el sistema con certificado del cliente.
Mantener acuse de recibo y justificantes.
Integrar con sistemas como SILICIE para alcohol y tabaco si aplica.

5. Confidencialidad RGPD

Las asesorías manejan datos sensibles. El sistema debe:

Acceso por rol (no todo el equipo accede a todos los clientes).
Cifrado en reposo y en tránsito.
Registro de auditoría (quién accedió a qué y cuándo).
Doble factor en accesos remotos.

Software habitual del sector

A3 Software

El histórico líder en asesorías españolas. Producto consolidado, partner network amplio. Funciona bien para procesos estándar. Limitaciones: licencia por usuario que crece con el despacho, módulos de pago por cada función adicional.

Sage Despachos

Producto específico de Sage para asesorías. Bien integrado con Sage 50/200 para gestionar también la facturación propia del despacho. Modelo de suscripción.

Wolters Kluwer

Variedad de productos del grupo: A3CON, A3LAB, A3LAB ASE. Cada uno con licencia separada. Muy completo, también caro.

Despachos pequeños

Algunos despachos usan combinaciones de software más simples (Excel + Holded + Adobe Sign + Trello). Funciona hasta cierto tamaño, después se desborda.

Desarrollos a medida

Para despachos a partir de 8-10 profesionales, el ahorro de licencias y la adaptación a procesos propios suelen justificar el desarrollo a medida.

Cuándo encaja cada opción

Despacho de 1-3 profesionales

Software comercial estándar (Holded, A3 básico, o incluso Excel + herramientas externas). El coste de un ERP a medida no se amortiza con tan poco volumen.

Despacho de 4-15 profesionales

Punto de inflexión. Hay dos opciones razonables:

Software comercial completo con módulos: 1.500-3.000 €/mes.
ERP a medida adaptado: 8.000-25.000 € inicial + 200-500 €/mes.

A 5 años, el ERP a medida es entre 30% y 50% más barato. Y se adapta a cómo trabaja exactamente el despacho.

Despacho de 15+ profesionales

ERP a medida casi siempre. Las licencias por usuario son inasumibles a medio plazo.

Cumplimiento fiscal en el despacho

El despacho tiene dos roles fiscales:

Como contribuyente: factura a sus clientes. Necesita TicketBai, BatuZ o Verifactu según ubicación. Y factura electrónica B2B Ley Crea y Crece.
Como representante de clientes: presenta modelos en nombre de terceros. Aquí entran las gestiones AEAT, Seguridad Social, etc.

El ERP debe gestionar las dos cosas a la vez sin solapamientos.

Errores típicos al elegir

1. Pagar por usuario sin pensar a 5 años

A3 con 8 usuarios = 700 €/mes. A 5 años, 42.000 €. ERP a medida 18.000 € inicial. Diferencia: 24.000 € a 5 años. La comparativa Sage vs ERP a medida lo desglosa con números reales.

2. Comprar un ERP genérico y forzar la minutación

Sage 50 estándar no hace minutación bien. Adaptarlo cuesta y queda frágil.

3. Tener facturación propia y AEAT en sistemas distintos

Doble alta de clientes, doble dato. Cuando un cliente cambia de dirección, hay que cambiarlo en dos sitios. Errores garantizados.

4. No prepararse para Verifactu

A partir de 2026, todo software de facturación del despacho (no solo el del cliente) debe cumplir Verifactu. Verificar que el de tu despacho lo hace. Si necesitas también registro horario de los profesionales del despacho, conviene integrarlo en el mismo sistema.

Cómo lo abordamos

Para asesorías y gestorías, nuestro ERP a medida integra:

Minutación por horas con cronómetro y tarifas multi-profesional.
Expedientes por cliente con histórico y documentos.
Calendario de plazos por modelo y por cliente.
Generación y envío de modelos AEAT con certificado.
Confidencialidad RGPD con acceso por rol.
TicketBai/BatuZ/Verifactu del propio despacho.

Detalles en ERP para despachos profesionales.

Recursos

¿Estás valorando renovar el software del despacho? Llámanos al 943 49 00 30. Hemos hecho varios casos en Donostia y zona.

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre esto

¿Qué es la minutación en un ERP de asesoría?

La minutación es el registro de tiempo dedicado por profesional a cada expediente y cada cliente. Permite facturar por horas (modelo abogados), controlar rentabilidad por cliente y detectar expedientes problemáticos. Un ERP serio para despachos debe integrar minutación con expedientes, contabilidad y CRM.

¿Vale A3 para una asesoría de 10 profesionales?

A3 es difícil de sustituir como núcleo fiscal-laboral porque cumple normativa automáticamente. Para 10+ profesionales suele complementarse con un ERP a medida que gestione minutación, expedientes, CRM comercial y comunicación interna, dejando A3 para lo puramente declarativo.

¿Un ERP para asesorías incluye conexión con la AEAT?

Debe incluir, sí. Presentación de modelos 111, 115, 130, 303, 390, 111 y resto de declaraciones tributarias por el canal AEAT. También obtención de datos fiscales del cliente (titularidades, IBAN, etc.) por SOAP y representación electrónica del despacho.