Si estás valorando cambiar de ERP, lo más probable es que ya hayas hablado con 3-4 proveedores y cada uno te ha dicho que su solución es la correcta. No te ayuda. Esta guía es lo que entregamos a un cliente nuevo en la primera reunión: las 7 preguntas que de verdad determinan qué ERP encaja contigo.
Las 7 preguntas
1. ¿Cuántas personas van a usar el ERP a 5 años vista?
No el número actual: el previsto en 5 años.
- 1-5 usuarios: cualquier ERP por suscripción funciona. Holded, Sage 50, A3 son razonables.
- 5-20 usuarios: la diferencia entre licencia por usuario y pago único empieza a notarse. 20 usuarios × 60 €/mes × 60 meses = 72.000 €.
- 20-50 usuarios: licencia por usuario es muy cara. ERP a medida o licencia de empresa son las opciones.
- 50+ usuarios: ERP a medida casi siempre. O sistemas como SAP Business One.
2. ¿Es estándar tu negocio o tiene particularidades?
Cuanto más estándar, más sentido tiene un software comercial. Cuanto más particular, más sentido tiene desarrollar.
Indicadores de que eres estándar:
- Facturas, cobros, gastos, contabilidad.
- Sin producción complicada (industria) ni EDI.
- Sin trazabilidad especial.
Indicadores de que necesitas a medida:
- Tienes producción con MRP, escandallos, lotes.
- Tu cliente final te exige EDI con su formato concreto.
- Trabajas con flujos que el ERP estándar no contempla.
- Tu sector tiene regulación específica (sanidad, financiero, automoción).
3. ¿Cuál es tu situación fiscal?
Si estás en País Vasco:
- Necesitas TicketBai (Gipuzkoa/Araba) o BatuZ (Bizkaia).
- Si emites a empresas, necesitas factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece.
- A nivel nacional, también Verifactu según RD 1007/2023 — aquí tienes el calendario exacto y multas.
Pregunta a cualquier ERP: “¿Vienen incluidos TicketBai y BatuZ de serie?”. Si la respuesta es “depende del plan” o “es un módulo adicional”, calcula el coste real.
4. ¿Quién hace el soporte cuando algo falla?
Las tres opciones típicas:
- Soporte del fabricante: respuestas en 24-72h, escala internacional. Para problemas estándar funciona. Para problemas tuyos puntuales, es lento.
- Partner local: el reseller que te vende el software. Calidad variable.
- Tu proveedor del ERP a medida: cuando es el mismo equipo que lo desarrolló, respuesta inmediata y solución directa.
Si tu negocio no puede pararse más de 1-2 horas, esto importa.
5. ¿Cuánto puedes (y quieres) pagar al mes?
Algunos números reales para una empresa de 15 usuarios a 5 años:
- Sage 50 + módulos típicos: 1.500-2.500 €/mes = 90.000-150.000 € a 5 años.
- Holded plan empresa: 800-1.500 €/mes = 48.000-90.000 € a 5 años.
- Odoo Enterprise + partner: 1.000-2.000 €/mes = 60.000-120.000 € a 5 años.
- ERP a medida (nuestro caso): pago único 20.000-50.000 € + 250-600 €/mes mantenimiento = 35.000-86.000 € a 5 años.
La comparativa completa la tienes aquí: Sage vs ERP a medida.
6. ¿Vas a integrar el ERP con otras cosas?
Si necesitas conectar con:
- E-commerce (Shopify, WooCommerce, PrestaShop).
- Marketplaces (Amazon, eBay).
- Bancos (cobros automáticos, conciliación).
- Administración pública (FACe, eFact).
- EDI con clientes finales (Mercadona, automoción OFTP2).
…te conviene un sistema con API abierta. Algunos ERPs comerciales lo tienen muy cerrado y cada integración cuesta dinero. Los desarrollos a medida nacen con API.
7. ¿Tu equipo está acostumbrado a algo?
Si llevas 10 años con Sage o A3, el cambio cuesta. No es razón para no cambiar, pero hay que planificarlo:
- Formación al equipo durante la transición.
- Trabajo en paralelo 1-3 meses.
- Migración de históricos.
Algunos clientes nos llegan después de años sufriendo Sage porque “es lo que hay”. Cambiarse cuesta, pero no cambiarse cuesta más a medio plazo: si quieres ver cómo se hace la transición sin parar la empresa, lee la guía de migración desde Sage.
Cuando encaja cada opción
Encaja Sage 50 / Sage 200 si…
- Eres pyme < 10 usuarios.
- Procesos estándar 100%.
- No tienes producción ni EDI.
- Te da igual pagar más a medio plazo a cambio de menor inversión inicial.
- Tu asesor lo lleva bien.
Encaja Holded si…
- Eres muy pequeño (1-5 usuarios).
- Necesitas algo sencillo, rápido de implantar.
- Procesos muy simples.
- Tu sector no tiene particularidades.
Encaja A3 si…
- Eres asesoría o gestoría.
- Necesitas modelos AEAT y comunicación con Hacienda.
- Tu cliente final son otras empresas más que tu propia gestión.
Encaja Odoo si…
- Tienes recursos técnicos internos.
- Quieres customizar pero no desarrollar desde cero.
- Aceptas dependencia de un partner especializado.
Encaja ERP a medida (desarrollo propio) si…
- Tienes > 10 usuarios o vas a tener pronto.
- Tu negocio tiene particularidades (producción, EDI, trazabilidad).
- Quieres cero cuotas por usuario.
- Quieres que las actualizaciones legales (TicketBai, Verifactu) vengan incluidas.
- Te molesta esperar a que tu proveedor saque el módulo X.
Los errores que vemos al elegir
1. Comprar lo más barato del primer año
El TCO a 5 años cambia mucho. El más barato el primer año puede ser el más caro el quinto.
2. Creer que “es estándar” cuando no lo es
Todos pensamos que nuestro negocio es estándar. La mayoría tiene 2-3 procesos no estándar. Cuesta dinero forzarlos en un ERP comercial.
3. No contemplar el cambio normativo
Verifactu, Ley Crea y Crece, TicketBai… la normativa cambia cada 6-12 meses. Tu ERP debe estar al día sin coste extra.
4. Subestimar la implantación
Implantar un ERP serio es 4-9 meses, no 2-4 semanas. Si te lo prometen en 4 semanas, es porque van a “instalar” en vez de “implantar”.
5. No preguntar cómo se sale
Cuando contrates, pregunta cómo se sale: exportación de datos, plazo de preaviso. Es un proxy de cómo te tratará el proveedor.
Cómo tomar la decisión
Después de las 7 preguntas, deberías tener claro:
- Tamaño y crecimiento esperado.
- Particularidad de tu negocio.
- Requisitos fiscales.
- Necesidad de soporte rápido.
- Presupuesto realista a 5 años.
- Integraciones necesarias.
- Resistencia al cambio del equipo.
Con estos datos, una conversación de 30-45 minutos con un consultor honesto te dice qué opción tiene más sentido. Si quieres tener esa conversación con nosotros, llámanos al 943 49 00 30.
Errores frecuentes al elegir ERP (caso real)
En 14 años haciendo implantaciones hemos visto los mismos errores repetirse. Aquí están los cinco casos más caros, anonimizados pero reales.
Caso 1: la distribuidora que eligió por precio inicial
Empresa de distribución en Tolosa, 18 usuarios, 8 M€ de facturación. Eligió un ERP cloud de 38 €/usuario/mes porque era el más barato a 12 meses. Al año siguiente subieron tarifa un 12%, módulo de trazabilidad pasó de “incluido” a 250 €/mes, y la integración con su EDI costó 14.000 € una vez.
- Coste real año 1: 8.200 €.
- Coste real año 3: 27.500 €.
- TCO 5 años: 142.000 € (frente a los 41.000 € prometidos).
Lección: pide TCO escrito a 5 años con condiciones de revisión de precio y todos los módulos que vas a necesitar incluidos en una sola partida.
Caso 2: la industria que creyó ser “estándar”
Fabricante en Hernani, 24 usuarios, producción con escandallos de 3 niveles. El comercial le aseguró que el ERP estándar “lo hacía todo”. Lo hacía, pero con 4 módulos extra, 80 horas de parametrización y 2 desarrollos a medida sobre el ERP comercial. Total: 67.000 € extra que no estaban presupuestados.
Lección: lleva tu lista de 10 procesos concretos a la demo. Pide que te los muestren en pantalla, no en PowerPoint. Si te dicen “lo hacemos a medida sobre nuestro ERP”, entonces no es estándar para ti.
Caso 3: la asesoría que no migró los históricos
Despacho profesional en Donostia que cambió de A3 a otro ERP. El proveedor nuevo migró maestros (clientes, proveedores) pero no asientos contables. Resultado: 6 meses con dos sistemas abiertos en paralelo, doble carga de trabajo, y al final 12.000 € extra para terminar la migración.
Lección: incluye en el contrato qué se migra, qué formato de entrada, qué volumen (en GB y en número de registros) y qué pasa si falla la migración.
Caso 4: el comercio que olvidó el cumplimiento fiscal
Tienda en Vitoria con 4 puntos de venta, TPV y un ERP estándar nacional. En 2023 le obligaron a implantar TicketBai en Araba. Su proveedor tardó 7 meses en sacar un módulo “homologado” que costaba 1.800 € de instalación y 80 €/mes adicionales. Mientras tanto, sanción acumulada: 3.600 €.
Lección: en tu sector y territorio, lista las normativas vigentes y futuras. Pide al ERP que confirme por escrito que las incluye sin coste extra y en qué versión.
Caso 5: la pyme que firmó cláusula de salida imposible
Empresa familiar en Eibar, 11 usuarios. Firmó contrato con cláusula de permanencia de 36 meses y penalización del 80% por baja anticipada. Tras 14 meses descubrió que el ERP no le servía. Para salir tenía que pagar 22 meses × tarifa = 24.000 € o aguantar.
Lección: nunca firmes permanencia de más de 12 meses sin ventana de salida intermedia. La penalización por salida no debería exceder el coste de los 3 meses siguientes.
Checklist de 25 preguntas al proveedor antes de firmar
Llévate esta lista a la reunión final. Si el comercial duda en más de 5, mala señal.
| # | Pregunta | Lo que debes oír |
|---|---|---|
| 1 | ¿Cuánto cuesta el TCO a 5 años con mi número de usuarios y módulos? | Cifra concreta por escrito |
| 2 | ¿Qué módulos vienen incluidos y cuáles son extra? | Lista clara, no “depende” |
| 3 | ¿La factura electrónica B2B está incluida en mi plan? | Sí, con la versión Facturae |
| 4 | ¿TicketBai/BatuZ/Verifactu vienen de serie? | Sí, sin coste de módulo |
| 5 | ¿Cuánto cuesta un usuario adicional? | Tarifa fija por escrito |
| 6 | ¿Cuántas actualizaciones hay al año y son automáticas? | Mínimo 4, sin coste |
| 7 | ¿El hosting está incluido o se factura aparte? | Claro |
| 8 | ¿Hay coste de almacenamiento por GB extra? | Sí o no, con tarifa |
| 9 | ¿Cuánto cuesta la implantación inicial? | Por horas, no “depende” |
| 10 | ¿Cuántas horas de formación incluye y para cuántos usuarios? | Cifra |
| 11 | ¿Quién hace el soporte: fabricante, partner o vosotros? | Concreto |
| 12 | ¿Cuál es el ANS de respuesta para incidencias críticas? | Horas, no “lo antes posible” |
| 13 | ¿Tenéis API REST abierta y documentada? | Sí, con link a la documentación |
| 14 | ¿Cuánto cuesta una integración con mi e-commerce? | Por horas, rango |
| 15 | ¿Puedo exportar todos mis datos en cualquier momento? | Sí, en formato estándar |
| 16 | ¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar? | Plazo de descarga, garantía |
| 17 | ¿Dónde se alojan los datos físicamente? | UE, idealmente España |
| 18 | ¿Cumplís ISO 27001 o equivalente? | Certificado |
| 19 | ¿Hay periodo de permanencia? ¿Qué penalización? | Máximo 12 meses |
| 20 | ¿Qué versión del software me dais y cuándo se actualiza? | Versión + roadmap |
| 21 | ¿Cuántos clientes tenéis en mi sector y de mi tamaño? | Referencias |
| 22 | ¿Podéis poner en contacto con 2 referencias activas? | Sí |
| 23 | ¿Qué pasa si vuestra empresa cierra o es comprada? | Continuidad del servicio |
| 24 | ¿Quién es propietario del código fuente de mis personalizaciones? | El cliente, idealmente |
| 25 | ¿Puedo hacer una prueba real de 30 días con mis datos? | Sí |
Imprime esta tabla, márcala en la reunión y guárdala junto al contrato. Te servirá si más adelante hay discrepancias.
Cómo evaluar la calidad del soporte
El soporte es el 60% del valor que recibes durante la vida del ERP. Y es el aspecto que casi nadie evalúa antes de firmar. Estos son los criterios.
Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS / SLA)
Pide el ANS por escrito. Debe especificar:
- Tiempo de respuesta por nivel de criticidad: crítica (sistema parado), alta (función bloqueada), media (función con error), baja (consulta). Razonable: 30 min, 2 h, 8 h, 24 h respectivamente.
- Tiempo de resolución por nivel: 4 h, 24 h, 72 h, 7 días.
- Horario cubierto: 8x5 mínimo, 24x7 para industrias con turnos.
- Compensación si no se cumple: descuento en factura siguiente, no “lo intentaremos mejorar”.
Canales de soporte
Cuanto más directo, mejor:
- Teléfono directo con técnico (no centralita): lo mejor.
- Email con respuesta en X horas: aceptable.
- Ticketing web: aceptable si tiene seguimiento real.
- Chat genérico, IA o foros: para problemas menores como mucho.
Plantilla de soporte
Pregunta cuántos técnicos componen el equipo de soporte y cuántos clientes tiene asignados cada uno. Una ratio razonable es 1 técnico por 30-50 clientes de tu tamaño. Si te dicen “tenemos un equipo grande”, pide el número exacto.
Conocimiento real vs. escalado
Hay dos modelos:
- Soporte L1/L2/L3 escalado: tu llamada pasa por niveles. El primer nivel suele ser script. Para problemas serios esperas 24-72 h.
- Soporte directo con desarrollador: el técnico que coge el teléfono tiene acceso al código. Tipico en ERP a medida. Respuesta inmediata.
Si tu negocio para por una factura no emitida, modelo escalado no sirve.
Test del soporte antes de firmar
Llama al teléfono de soporte fuera de horario comercial, un sábado por la mañana, y pregunta algo concreto. La respuesta te dice más que toda la demo comercial.
Costes ocultos típicos
El precio que te da el comercial no incluye estas cosas. Súmalas para el TCO real.
| Coste oculto | Rango típico | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| Licencia por usuario adicional | 30-90 €/mes | Al crecer el equipo |
| Hosting / cloud por GB extra | 0,10-0,50 €/GB/mes | A partir de 50 GB |
| Backup gestionado | 50-200 €/mes | Casi siempre extra |
| Formación a equipo más allá de la inicial | 80-150 €/hora | Cada nuevo empleado |
| Migración de históricos | 3.000-15.000 € | Una vez |
| Personalización de informes/listados | 80-150 €/hora | A medida que descubres carencias |
| Módulo de TicketBai/Verifactu | 800-2.500 € + cuota | Si no viene de serie |
| Módulo de factura electrónica B2B | 500-2.000 € + cuota | Si no viene de serie |
| Integración con e-commerce | 4.000-15.000 € | Una vez por canal |
| Integración EDI con cliente final | 6.000-20.000 € | Una vez por cliente |
| Conector bancario | 30-80 €/mes por banco | Permanente |
| Soporte premium o ampliado | 100-400 €/mes | Si quieres respuesta rápida |
| Auditoría de seguridad/RGPD | 1.500-5.000 € | Anual o cuando lo pida un cliente |
| Actualización mayor de versión | 2.000-8.000 € | Cada 3-5 años |
| Consultoría fiscal por cambios normativos | 1.000-3.000 € | Por cambio |
Si sumas un escenario realista, los costes ocultos suelen ser un 40-70% adicional al precio comercial declarado. Calcúlalo antes, no después.
Cómo negociar el contrato
Un contrato bien redactado vale lo que un ERP completo. Estas son las cláusulas que debes negociar antes de firmar.
Propiedad de los datos
- Tus datos son tuyos, siempre. El contrato debe decirlo expresamente.
- Plazo de descarga al terminar el contrato: mínimo 90 días.
- Formato de descarga: SQL, CSV o JSON estándar. No formatos propietarios.
- Coste de la descarga: cero. Si te cobran, mala señal.
Cláusula de salida
- Permanencia razonable: 12 meses iniciales, después mensual.
- Preaviso para baja: 30-60 días, no más.
- Penalización por baja anticipada: nunca superior a 3 mensualidades.
- Garantía de continuidad si tu proveedor cierra o es comprado.
Actualización de precios
- Revisión anual máxima ligada al IPC + 1-2 puntos.
- Aviso por escrito con 60 días de antelación.
- Derecho de rescisión si la subida supera un umbral pactado (ej. IPC + 5%).
Cumplimiento normativo
- El proveedor garantiza cumplimiento de la normativa fiscal vigente y futura (TicketBai, Verifactu, Ley Crea y Crece, RGPD).
- Las actualizaciones por cambio normativo van incluidas sin coste extra.
- Si el proveedor no cumple, responde de las sanciones derivadas.
Service Level Agreement
- ANS de disponibilidad: mínimo 99,5% (4 h/mes de caída tolerada).
- Penalización si no se cumple: descuento en factura siguiente.
- Plan de contingencia detallado por escrito.
Confidencialidad y seguridad
- Cláusula RGPD completa: el proveedor es encargado del tratamiento.
- Notificación de brechas de seguridad en 24-48 h.
- Ubicación de datos: UE obligatoria, España preferible.
- Subcontratistas declarados (¿usa AWS? ¿Azure? ¿OVH?).
Propiedad de desarrollos a medida
Si el proveedor te hace desarrollos específicos, ¿de quién es el código?
- Mejor caso: tuyo. Puedes llevártelo si cambias de proveedor.
- Aceptable: licencia exclusiva e indefinida sobre el código.
- Inaceptable: propiedad del proveedor sin licencia para ti.
ROI esperado por sector
El retorno de inversión de un ERP bien implantado varía según sector. Estos son rangos que vemos en clientes reales después del primer año.
| Sector | Ahorro tiempo administración | Reducción errores | Mejora márgenes | Payback estimado |
|---|---|---|---|---|
| Industria (escandallos, MRP) | 25-40% | 30-50% en producción | 2-5 puntos | 14-24 meses |
| Distribución (almacenes) | 30-45% | 40-60% en stock | 1-3 puntos | 10-18 meses |
| Despachos profesionales | 20-35% | 50-70% en facturación | 3-7 puntos | 8-15 meses |
| Comercio multitienda | 25-40% | 30-50% en inventario | 1-3 puntos | 12-20 meses |
Cómo calcular tu ROI
Una fórmula sencilla, aunque no perfecta:
ROI = (ahorro anual - coste anual) / inversión total × 100Donde:
- Ahorro anual = horas administrativas ahorradas × coste/hora + reducción de errores valorada económicamente + mejora de márgenes por mejor gestión.
- Coste anual = cuotas del ERP + mantenimiento + formación recurrente.
- Inversión total = implantación + migración + formación inicial.
Ejemplo realista para una distribuidora de 20 empleados con 5 M€ de facturación:
- Ahorro anual: 35.000 € (ahorro tiempo) + 12.000 € (menos errores) + 18.000 € (mejor rotación stock) = 65.000 €.
- Coste anual del ERP: 18.000 €.
- Beneficio neto anual: 47.000 €.
- Inversión inicial: 50.000 € (implantación + migración + formación).
- Payback: 13 meses. ROI 2 años: 94%.
Pide a tu proveedor que te haga este cálculo con tus números. Si no puede, está vendiéndote software, no soluciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo dura una implantación seria de ERP?
Entre 4 y 9 meses para empresas de 10-30 usuarios con procesos normales. Si hay producción industrial, integraciones con EDI o migración pesada, puede ir a 9-12 meses. Si te lo prometen en 4-6 semanas, te van a “instalar” software, no a “implantar” un sistema.
¿Es mejor cloud o on-premise en 2026?
Cloud para la mayoría de pymes: actualizaciones automáticas, sin servidor propio, accesible desde cualquier lugar. On-premise solo si tienes equipo IT propio y razones específicas (latencia, datos muy sensibles). Hay soluciones híbridas que también funcionan.
¿Cuánto cuesta cambiar de ERP a medio camino?
Más de lo que crees. Salir de un ERP tras 2-3 años de uso suele costar entre 15.000 € y 60.000 € en migración, formación al equipo y horas de consultoría. Por eso la decisión inicial pesa tanto.
¿Qué pasa si mi proveedor de ERP cierra?
Si firmaste bien el contrato, tienes derecho a descargar todos tus datos en formato estándar y a una transición ordenada. Si firmaste mal, puedes quedarte con datos atrapados en un formato propietario. Lee la cláusula de continuidad antes de firmar.
¿Puedo cambiar de ERP solo en una sede y no en otra?
Técnicamente sí, pero administrativamente es una pesadilla. Doble contabilidad, doble facturación, doble cumplimiento fiscal. Mejor mover todas las sedes a la vez aunque sea más caro inicialmente.
¿El ERP a medida es siempre más caro?
A corto plazo (año 1) suele ser más caro por la inversión inicial. A medio plazo (3-5 años) suele ser más barato si tienes más de 10-15 usuarios y procesos particulares. Calcula el TCO completo antes de decidir.
¿Cómo evalúo a un proveedor de ERP a medida?
Pide tres cosas: (1) ver al menos un sistema real similar al tuyo en funcionamiento, (2) hablar con dos clientes activos sin la presencia del proveedor, y (3) que te muestren el roadmap de los próximos 12 meses.
¿Qué hago si mi ERP actual no cumple con TicketBai o Verifactu?
Tienes tres opciones: (1) presionar al proveedor para que actualice, (2) añadir un módulo de cumplimiento de terceros (parche, no solución), o (3) migrar a un ERP que cumpla de serie. La opción 3 es la única limpia a medio plazo.
¿Cuánto debe pesar el precio en la decisión final?
Entre el 25% y el 35%. Si pesa más, terminarás eligiendo el más barato y sufriendo. Si pesa menos, te venderán humo caro. Equilibra precio con ajuste funcional, soporte y solidez del proveedor.
¿Cuándo es el momento adecuado para cambiar de ERP?
Indicadores claros: (a) llevas más de 4 horas semanales arreglando errores del ERP, (b) tu ERP no cumple normativa actual o inminente, (c) tu equipo ha aprendido a “trabajar a pesar del ERP” con Excel paralelos, (d) ha crecido tu plantilla un 50% desde la última implantación, o (e) tu proveedor no responde en 48 h. Si marcas 2 o más, es hora de cambiar.
Recursos
- Sage vs ERP a medida (comparativa)
- Edicom alternativa (EDI)
- ERP para industria
- ERP para distribución
- ERP para despachos profesionales
- ERP para comercio
Preguntas frecuentes