Si vas a empezar a vender a Mercadona como proveedor, una de las primeras cosas que te llegan es el Manual Técnico de EDI. Y es donde muchos proveedores se atascan: el documento es denso, técnico, y si no tienes quien lo traduzca, te asusta.
Esta guía es la traducción que entrega un implantador a un cliente nuevo.
El esquema general
Mercadona usa EDI EDIFACT D96A (estándar internacional) con particularidades propias. Los documentos clave del flujo son:
- ORDERS — Mercadona te envía un pedido.
- ORDRSP — Tú confirmas o ajustas el pedido.
- DESADV — Tú avisas de la expedición.
- RECADV — Mercadona confirma recepción.
- INVOIC — Tú emites factura.
- APERAK — Acuse de recibo de cada mensaje.
Sin estos seis tipos de mensaje funcionando, no hay relación con Mercadona.
Paso a paso de cómo funciona
Paso 1. Mercadona te envía ORDERS
Cada pedido llega como un fichero EDIFACT. Contiene:
- Identificador del centro (referencia GLN del CR de destino).
- Productos con códigos GTIN (EAN-13).
- Cantidades, fechas de entrega exigidas.
- Datos del transportista si lo asignan ellos.
Tu sistema debe recibir y procesar este mensaje en tiempo casi real.
Paso 2. Tú envías ORDRSP
En 24-48h debes confirmar el pedido o proponer ajustes. Si vas a entregar todo lo pedido en plazo, basta con un OK. Si hay producto que no puedes servir, lo indicas con cantidad cero y motivo.
Paso 3. Preparas la expedición física
Esto es operativa interna. Producción/almacén prepara los pedidos según ORDERS recibido. Aquí entra la trazabilidad GS1 con códigos AECOC: cada caja con su SSCC, cada palet con su SSCC.
Paso 4. Tú envías DESADV antes de expedir
El aviso de expedición lleva:
- SSCC de cada palet y caja.
- Lotes y caducidades por producto.
- Datos del transportista y fecha de llegada.
Sin DESADV correcto, Mercadona puede rechazar la mercancía al llegar al CR aunque sea correcta físicamente.
Paso 5. Mercadona recibe la mercancía
En el CR, escanean los SSCC. Si todo cuadra, te envían RECADV (aviso de recepción). Si hay discrepancia (cantidad menor a la prevista, daño), te llega con incidencia.
Paso 6. Tú facturas con INVOIC
La factura electrónica EDI debe cumplir simultáneamente:
- Formato EDIFACT INVOIC.
- Coincidencia exacta con DESADV/RECADV.
- Cumplimiento de TicketBai o Verifactu si estás en territorio aplicable.
Mercadona valida automáticamente la factura contra los albaranes recibidos. Discrepancias = factura rechazada = no cobras.
Paso 7. Mensajes APERAK
A cada uno de los anteriores, Mercadona envía un APERAK confirmando que recibió el mensaje correctamente o indicando errores técnicos. Si no llega APERAK en plazo, tu sistema debe avisarte para reenviar.
Los errores que sufrimos casi todos al empezar
1. SSCC duplicados
Cada SSCC es único e irrepetible. Si emites uno duplicado (típicamente por software mal configurado que reutiliza correlativos), Mercadona te rechaza toda la expedición.
2. GTIN incorrectos
Cada producto debe tener su EAN-13 (GTIN) único asignado por GS1. Si usas códigos internos en lugar de GTIN oficiales, no funciona.
3. Fechas de caducidad mal informadas
Si dices que un producto caduca el 30/06 y al llegar es 25/06, Mercadona lo detecta (escanea el código) y rechaza.
4. Diferencias menores en cantidades
DESADV dice 100 unidades, RECADV cuenta 99. INVOIC dice 100. Discrepancia = factura bloqueada hasta resolverlo manualmente.
5. INVOIC con redondeos
Cantidades 100 a 0,87 € unidad = factura 87 €. Mercadona valida que sea exactamente 100 × 0,87 = 87,00. Si tu sistema hace redondeos intermedios, salta validación.
Plazos típicos para empezar a operar
Si todo va bien:
- Semana 1-2: recibes el manual técnico y firmas acuerdo.
- Semana 3-4: integración técnica en tu ERP/sistema.
- Semana 5-6: pruebas con un centro Mercadona en entorno de pruebas.
- Semana 7-8: validación oficial, paso a producción.
Para empresas con su EDI ya montado con otros clientes, suele ser 4-5 semanas. Para empresas que empiezan EDI de cero, 8-12 semanas.
Coste habitual del EDI Mercadona
Depende del enfoque:
A) Contratando un servicio EDI externo (Edicom, Voxel, B2B Router)
- Implantación: 1.500-4.000 €.
- Mantenimiento: 80-200 €/mes base.
- Por mensaje: 0,15-0,50 € (suma por volumen).
Para un proveedor con 1.000 mensajes/mes, fácil 250-500 €/mes.
B) Desarrollándolo internamente con tu ERP
- Implantación: 4.000-12.000 €.
- Mantenimiento: 100-300 €/mes fijo, sin coste por mensaje.
Para el mismo volumen, 150-300 €/mes constante. Si tu volumen crece, el ahorro se nota.
Hay una comparativa detallada de Edicom frente a EDI integrado en ERP.
Cosas que no te dicen
El manual cambia periódicamente
Mercadona actualiza su manual técnico cada 12-18 meses. Cada actualización puede implicar ajustes en tus mensajes EDI. Asegúrate de que tu proveedor EDI los hace sin coste adicional (la mayoría cobra cada cambio).
Sin EDI no facturas
Algunos proveedores intentan empezar facturando en PDF mientras “lo hacen EDI más adelante”. Mercadona no acepta esto. EDI desde el día 1.
Trazabilidad es serio
Si Mercadona retira un lote por contaminación, debes poder responder en 1-2 horas qué unidades de ese lote fueron a qué CR. Tu sistema EDI no es solo para emitir, es para responder rápido.
TicketBai no excluye EDI
Si estás en País Vasco, debes cumplir TicketBai o BatuZ además de enviar INVOIC EDI. Son sistemas paralelos: uno va a tu Hacienda Foral, otro va a Mercadona. Tu sistema debe hacer ambos sin duplicidad, idealmente desde un ERP con EDI integrado. Si vendes también a Carrefour, ECI o Eroski cada cadena tiene particularidades distintas.
Recursos
- Página completa de EDI integrado
- Sectorial distribución alimentación
- Comparativa Edicom alternativa
- TicketBai para empresas vascas
¿Te están empezando a pedir EDI Mercadona, Carrefour u otros? Llámanos al 943 49 00 30. En una llamada de 30 minutos te explicamos cómo abordarlo en tu caso concreto.
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