AECOC GS1: códigos para distribución y alimentación

Si fabricas alimentación, bebidas o producto de gran consumo y vendes a Mercadona, Carrefour, El Corte Inglés o Eroski o Lidl, necesitas dominar los códigos GS1 y los estándares AECOC. No es opcional. Aquí te explicamos qué es cada uno y por qué tu ERP del sector distribución debe gestionarlo bien.

Qué es GS1 y qué es AECOC

GS1 es el organismo internacional que estandariza la identificación de productos y ubicaciones a nivel mundial. Es quien define los códigos EAN-13, GTIN, SSCC, GLN.

AECOC es el GS1 España. Tu prefijo de fabricante lo asigna AECOC y tus códigos son válidos en todo el mundo gracias al sistema GS1.

Sin alta en AECOC, no puedes tener códigos EAN propios. Pagas una cuota anual (250-2.500 € según facturación) y a cambio recibes tu prefijo y acceso a sus servicios.

Los códigos clave

1. GTIN-13 (antes EAN-13)

El código de barras de 13 dígitos del producto unitario. El que escanea la caja del supermercado.

Estructura:

Prefijo país (España: 84).
Prefijo fabricante (asignado por AECOC).
Código de producto (tú lo asignas dentro de tu rango).
Dígito de control (calculado).

Ejemplo: 8410000123457 para una empresa española.

2. GTIN-14

El código del embalaje agrupado (caja con 12 unidades, p.ej.). Permite diferenciar cuando se vende por caja a distribuidor.

3. SSCC (Serial Shipping Container Code)

Código único de 18 dígitos para cada palet o expedición. Cada palet que sale de tu fábrica lleva una etiqueta logística GS1-128 con su SSCC, fechas, lote, peso, número de cajas…

El SSCC permite que cualquier punto de la cadena identifique el palet de forma inequívoca: cuando llega al centro logístico de Mercadona, escanean el SSCC y saben exactamente qué contiene y de qué pedido es.

4. GLN (Global Location Number)

Código único de 13 dígitos que identifica una ubicación. Cada uno tiene el suyo: tu fábrica, cada centro logístico de tu cliente, cada tienda.

En el EDI, los GLN aparecen en cabecera del DESADV y INVOIC para indicar “desde qué ubicación se expide” y “a qué ubicación se entrega”.

5. GTIN para variantes

Cada variante del producto necesita su propio GTIN. Una misma referencia en formato 500 g y 1 kg = dos GTINs distintos. Un mismo producto con distinta etiqueta promocional = dos GTINs distintos.

Error frecuente: reutilizar el mismo GTIN para variantes “porque es lo mismo pero con otro envase”. Genera incidencias de recepción inmediatas.

Etiqueta logística GS1-128

Es la etiqueta de palet estándar. Incluye:

Código SSCC con sus 18 dígitos y código de barras GS1-128.
GTIN del producto contenido.
Lote, fecha de caducidad, fecha de producción.
Cantidad y peso.
Datos de remitente y destinatario.

El distribuidor escanea esta etiqueta al recibir y la información se vuelca automáticamente en su sistema. Si las etiquetas están mal formadas o le falta información, te penalizan.

Estándares AECOC habituales

AECOC en su intercambio EDI

AECOC mantiene “guías AECOC” para EDI basadas en EDIFACT:

GUIA ORDERS (pedido).
GUIA DESADV (aviso de expedición).
GUIA INVOIC (factura).
GUIA RECADV (acuse de recibo).
GUIA INSDES (instrucción de pago).

Cada cadena (Mercadona, Carrefour, Eroski) tiene además sus propias particularidades dentro de la guía AECOC. Tu ERP debe gestionar la variante de cada cliente.

Datos maestros sincronizados (SINFOS/GDSN)

AECOC mantiene la base de datos SINFOS donde los fabricantes publican sus datos maestros (GTIN, descripción, dimensiones, ingredientes, alérgenos, peso bruto/neto, fotos) y los distribuidores los consumen automáticamente. Ya no se envían en Excel: el distribuidor consulta SINFOS.

Si tus datos en SINFOS no están actualizados, el distribuidor da la referencia por “no procesable” hasta corrección.

Cómo lo gestiona el ERP

Un ERP preparado para distribución alimentaria debe:

1. Maestro de productos con GTIN-13 y GTIN-14

Cada referencia y cada agrupación tiene su código asignado y validado con el dígito de control correcto.

2. Generación automática de SSCC

Cada vez que se prepara un palet, el sistema genera un SSCC único y lo asocia al contenido. La numeración nunca se repite.

3. Etiquetas logísticas GS1-128

Impresión automática con código de barras correcto y datos completos. Algunos clientes exigen impresión con impresora térmica específica.

4. Publicación a SINFOS

Cuando das de alta un producto nuevo, el ERP debe permitir publicarlo a SINFOS con todos los atributos requeridos. Sin pasos manuales.

5. Trazabilidad por lote y palet

Si te llaman a las 22:00 del jueves diciendo “el palet SSCC X tiene problema”, debes poder responder en 10 minutos: qué hay en ese palet, de qué lote, qué materias primas se usaron, qué otros palets tienen el mismo lote.

6. Conexión con EDI

Los datos maestros del ERP (GTIN, GLN propio, GLN de cliente) son los que alimentan los mensajes EDI con tus clientes finales. Sin maestros bien, EDI no funciona.

Errores caros que vemos

1. Códigos EAN reutilizados al cambiar el producto

Cuando cambias la receta, el envase o el peso, el GTIN debe cambiar. Si mantienes el mismo, los datos en SINFOS dejan de coincidir y el distribuidor lo detecta.

2. SSCC repetido

Si tu ERP no garantiza unicidad de SSCC, te puede pasar enviar dos palets distintos con el mismo SSCC. Resultado: caos en el centro de distribución del cliente y rechazo de mercancía.

3. Datos maestros desactualizados en SINFOS

Cambias el peso bruto y no actualizas SINFOS. Cuando el cliente contrasta con la realidad, hay discrepancia → penalización.

4. Etiquetas mal formadas

GS1-128 tiene un formato muy estricto. Si tu impresora térmica no respeta el estándar, el escáner del cliente no lee la etiqueta y la mercancía queda como “sin identificar” hasta resolución manual.

5. Confundir EAN con GTIN

Hablamos de lo mismo. EAN era el nombre antiguo. GTIN es el actual. Hay gente que sigue diciendo EAN pero el estándar moderno es GTIN.

Coste de cumplir

Alta en AECOC

250-2.500 €/año según facturación. Imprescindible.

Suscripción a SINFOS

Incluida con la alta de AECOC en la mayoría de planes.

Software EDI integrado en ERP

Si tu ERP lo hace, sin coste extra. Si lo compras a parte, 150-500 €/mes — ver alternativa a Edicom sin coste por mensaje.

Impresoras térmicas y etiquetas

Impresora industrial Zebra: 800-2.500 €. Etiquetas térmicas: ~0.02 €/u.

Formación

2-4 jornadas iniciales para el equipo logístico. Mantener actualizado.

Cómo lo abordamos

Para fabricantes que distribuyen a cadenas grandes, nuestro ERP integra:

Maestros con GTIN-13/14 y GLN.
Generación de SSCC único garantizado.
Etiquetas GS1-128 listas para impresión.
Publicación a SINFOS automática.
EDI con cualquier cadena (Mercadona, Carrefour, Eroski, ECI, Lidl, Día, Auchan, Bonpreu…).
Trazabilidad estricta por lote, palet y expedición.
Verifactu/TicketBai integrado.

Detalles en Sectorial distribución y alimentación.

Recursos

¿Vendes a la gran distribución y tu sistema actual se queda corto? Llámanos al 943 49 00 30. Trabajamos con varios fabricantes alimentarios del País Vasco.

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre esto

¿Qué es AECOC?

AECOC es la Asociación de Fabricantes y Distribuidores española, miembro nacional de GS1. Otorga los rangos de códigos EAN y GTIN a las empresas asociadas y gestiona el estándar Lean & Green, GS1-128 y el alta de productos en las grandes cadenas de distribución.

¿Necesito GLN para vender a Mercadona?

Sí. Mercadona y todas las cadenas grandes usan GLN (Global Location Number) para identificar al proveedor y los puntos de entrega. Sin GLN no se puede intercambiar EDI. El alta del GLN se hace con AECOC en el momento de asociarse.

¿Es obligatorio AECOC para todas las distribuidoras?

Solo Mercadona, Carrefour, ECI, Eroski, DIA, Día y otras grandes cadenas. Para venta directa a hostelería, comercio independiente o e-commerce propio, no es obligatorio pero los códigos GS1 son el estándar de facto.