Migración de Sage a ERP a medida sin parar la empresa

Migrar de Sage a un ERP a medida no es como cambiar de coche: es como cambiar el motor del avión en vuelo. Tu empresa no puede parar de operar durante la migración, así que el plan debe ser meticuloso.

Llevamos hechas migraciones desde Sage en docenas de empresas. El patrón que funciona siempre es el mismo y consta de 5 fases.

Las 5 fases

Fase 1 — Auditoría del Sage actual (2-4 semanas)

Antes de migrar nada, hay que entender qué hay:

• Volumen de datos: clientes, proveedores, productos, facturas, asientos.
• Procesos en uso: qué módulos usáis, cuáles no, cuáles hay duplicados.
• Customizaciones: campos personalizados, informes a medida, conexiones.
• Integraciones existentes: con qué sistemas habla Sage (banca, facturación electrónica, etc).
• Datos sucios: clientes duplicados, productos sin código, asientos pendientes.

Sin esto, la migración va con sorpresas. Con esto, el resto va sobre raíles.

Fase 2 — Diseño del ERP a medida (2-4 semanas)

Con los datos de la auditoría, se diseña el ERP:

• Estructura de datos adaptada a tus procesos reales.
• Flujos de trabajo del día a día (facturación, compras, almacén).
• Configuración de TicketBai, BatuZ o Verifactu según ubicación.
• Integraciones necesarias.
• Permisos y roles del equipo.

En esta fase también se decide qué procesos vais a aprovechar para mejorar (la mayoría de empresas usan Sage de forma subóptima por inercia).

Fase 3 — Desarrollo y migración de datos (8-16 semanas)

Aquí es donde fallan muchas migraciones:

• Se desarrolla el ERP siguiendo el diseño.
• En paralelo, se preparan scripts de migración desde la base de datos Sage.
• Se hacen 2-3 migraciones de prueba en entorno separado.
• Cada migración revela inconsistencias en los datos de Sage que hay que resolver.

Por qué falla: muchas migraciones intentan migrar el último día. Eso es imposible: los datos de Sage tienen inconsistencias que solo se descubren migrando. Lo correcto es migrar en pruebas 2-3 veces, descubrir errores, limpiar, y solo cuando 3 migraciones consecutivas dan resultado idéntico, hacer la migración real.

Fase 4 — Coexistencia (1-3 meses)

Durante este tiempo:

• Sage sigue operativo para histórico y consultas.
• El nuevo ERP se usa para todas las operaciones nuevas (facturación, compras, etc.).
• El equipo se forma trabajando.
• Los procesos se ajustan según uso real.

Es el momento donde más resistencia hay del equipo. Si lo hacéis bien, en 3-4 semanas el equipo prefiere el nuevo sistema.

Fase 5 — Apagado de Sage (1 semana)

Cuando el equipo está cómodo y los procesos funcionan:

• Se hace backup final completo de Sage.
• Se hace migración definitiva de últimos datos.
• Sage queda solo en modo consulta histórica.
• Las nuevas operaciones quedan exclusivamente en el ERP nuevo.

A los 12 meses se puede dar de baja Sage si la legislación contable lo permite (en general, sí).

Plazo total

Para una pyme de 10-30 empleados:

• Mínimo: 5-6 meses.
• Habitual: 7-9 meses.
• Si hay producción/EDI: 9-12 meses.

Las migraciones de < 4 meses suelen ser malas. Las de > 12 meses suelen ser proyectos descontrolados.

Coste habitual

Para una empresa de tamaño medio:

• Auditoría: 1.500-3.000 €.
• Diseño: incluido en desarrollo.
• Desarrollo del ERP: 18.000-45.000 €.
• Scripts de migración: 3.000-8.000 €.
• Coexistencia con Sage: incluido en mantenimiento.
• Formación: 2-4 sesiones de 4h con el equipo.

Total típico: 25.000-60.000 € de inversión inicial. Recuperable en 18-36 meses con el ahorro de licencias de Sage.

Los 8 errores que vemos repetirse

1. Migrar sin auditoría

Saltarse la auditoría inicial. “Total, los datos son los que son”. No: los datos tienen problemas, mejor descubrirlos antes que durante.

2. Querer migrar todo de golpe

Migración Big Bang en un fin de semana. Funciona solo si la empresa es muy pequeña. Para todo lo demás, fase de coexistencia obligatoria.

3. No formar al equipo

Implantar sin formación = sabotaje involuntario. El equipo es la principal fuerza de fracaso de cualquier migración.

4. Querer replicar Sage en el ERP nuevo

“Que el ERP nuevo funcione como Sage”. Es el error más común. El ERP nuevo debería funcionar mejor que Sage. Aprovecha la migración para arreglar los procesos torpes.

5. Subestimar la limpieza de datos

Sage acumula años de datos sucios: clientes duplicados, productos sin código, asientos sin cuadrar. Migrar la basura no es migrar.

6. No tener plan de rollback

Si algo va mal en la fase 4, hay que poder volver a Sage. Esto debe estar planificado desde el primer día.

7. Cambiar cosas durante la migración

Mitad de migración, decides “ya que estamos, cambiamos también el sistema de facturación electrónica”. Mal. Cada cambio retrasa la migración 2-4 semanas.

8. Olvidar las integraciones

Sage estaba conectado con la pasarela bancaria, con un programa de nóminas, con el TPV de tienda, con EDI a clientes finales. El ERP nuevo necesita las mismas conexiones desde el día 1. No al final.

Qué se gana con la migración

Empresas que han migrado en los últimos años de Sage al ERP a medida que desarrollamos:

• −40-60% en coste de licencias a partir del año 2-3 (ver comparativa de coste a 5 años).
• Procesos adaptados a su negocio, no al revés.
• Cumplimiento normativo de serie (TicketBai, BatuZ, Verifactu).
• Soporte directo del equipo que lo creó.
• Integraciones nuevas sin esperar a que un fabricante saque la versión.

Lo que se pierde:

• La sensación de seguridad de “tener un software de un fabricante grande”. Cambiarla por “tener al equipo desarrollador a 30 min en coche” lleva un tiempo.

Recursos

• Comparativa Sage vs ERP a medida
• Cómo elegir un ERP en 2026
• Calculadora de multas TicketBai/Verifactu
• Cumplimiento fiscal vasco: TicketBai

¿Estás valorando migrar de Sage? Llámanos al 943 49 00 30. En una primera reunión te decimos honestamente si tu situación encaja con una migración o no.